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Alianzas
El ajetreado mundo de hoy exige mucho de nuestro tiempo. Al estar expuestos a tantos estímulos externos, se hace más difícil administrar el tiempo y poder tener un día productivo se vuelve un verdadero desafío. En este blog, te traemos 5 recomendaciones sobre cómo gestionar tu tiempo para ser más productivo.
Existen dos maneras de mejorar la productividad: dedicar más horas a lo que hacemos o trabajar de manera más inteligente. Trabajar más inteligentemente se refiere al hecho de sacar mayor provecho de cada minuto del día de la forma más eficiente, dedicando en su justa medida los recursos y tiempos necesarios.
El lograr avanzar y terminar nuestras tareas hace que uno se sienta realmente bien e inclusive con más inspiración. Es por esto que las personas productivas se exigen más, se desafían a sí mismas y buscan siempre auto-superarse. La productividad saca lo mejor de cada uno, dejando una sensación de gran satisfacción personal.
Hoy en el Grupo Condor, te invitamos a que puedas imaginar esa sensación de máxima productividad cada día, cada mes, y todo el año.
Entonces, ¿cómo logramos la productividad y esa satisfacción de manera constante?
1. Planificá tu jornada
Según varios estudios acerca de la productividad, la primera hora del día es la más crítica. ¿Por qué? Porque ella determina el ritmo que tendrás el resto de tu día. Por ende, el primer paso para aumentar la productividad es planificar tu día o semana.
Si bien lleva tiempo organizarse, esto te ayudará a ordenar, marcar prioridades, saber por dónde iniciar y continuar. ¡Cada segundo de planificación te ahorrará bastante tiempo en la ejecución de tus labores!
¿Te ha pasado que te queda algo sin hacer simplemente por no recordar? Esto pasa constantemente por una mala gestión de tus quehaceres. Muchas veces, confiamos en que tenemos todo en mente, pero no todo cabe en la cabeza. El externalizar las ideas o tareas mantiene nuestra mente libre para seguir, ya que nuestra mente trae y genera ideas, pero no puede retenerlas todas.
Anotar nuestras tareas o ideas en el momento es clave para evitar procrastinar y dar espacio a la creatividad través de una lista de tareas. Las siguientes son solamente dos de muchas formas en la que podés organizar tu lista de deberes:
- Checklist o lista de tareas: Es importante que tu lista de tareas de pendientes sea específico, realista y simple. No mantengas oculto tareas dentro de un proyecto grande como “terminar el proyecto X”. En ese caso, dividí en componentes pequeños para tener visibilidad completa de las acciones a realizar.
- Prioridades: No todos los objetivos y tareas son igualmente importantes. Para identificar la importancia de cada tarea, podés organizarlas en diferentes formas. Por ejemplo, con colores o destaques dentro de tu lista. Sin embargo, te recomendamos la matriz de Eisenhower, una manera fácil y efectiva de priorizar todas tus tareas desde las más importantes, urgentes, e inesperadas.
¿Cómo usar la matriz de Eisenhower para priorizar las tareas?
- Tareas importantes & urgentes: “HAZLO YA”, convirtiéndose en tu prioridad número 1.
- Tareas importantes, pero no urgentes: “PLANIFICÁ”.Ejemplo: proyectos con un plazo mayor de entrega.
- Tareas no importantes pero urgentes: “DELEGÁ”, representan tareas que se pueden delegar o enfocar luego de que la prioridad número 1 haya sido atendida.
- Tareas no importantes y no urgentes: “ELIMINÁ”,corresponde a tareas que caigan bajo el 4to cuadrante que se debe analizar, al no ser importante ni urgente.
De esta manera, la priorización de las tareas garantiza que asignes suficiente tiempo para ejecutar las acciones. Enfocá el esfuerzo y verás resultados extraordinarios que impactarán en tu productividad.
2. Evitá el multi-tasking
Tendemos a pensar que realizar varias tareas a la vez es una habilidad eficiente porque, a simple vista, estamos ejecutando o completando varias tareas. Sin embargo, la realidad es que los hallazgos del estudio de la Universidad de Stanford a cargo de Anthony Wagner, que se ha publicado en la revista Nature, han comprobado que la multitarea es una pérdida de tiempo y productividad. El realizar una sola tarea a la vez nos enfoca y concentra más, entregando un resultado más eficiente y efectivo.
Constantemente nos enfrentamos a situaciones como presenciar reuniones y al mismo tiempo trabajar con otro proyecto, respondiendo mensajes, entre otras situaciones, reflejando esto la causa de:
- Estrés y ansiedad
- Trabajo de menor calidad al perder el enfoque
- Alarga el tiempo de finalización de las tareas
- Reduce nuestra productividad
- Minimiza nuestra creatividad
Enfocarse en una actividad a la vez nos focaliza, entregando nuestro compromiso, tiempo y dedicación. De esta forma, se convierte en un momento agradable y motivador, donde vamos viendo la evolución que nos motiva a continuar y ver los resultados de nuestro propio esfuerzo.
3. Controlá las distracciones
Innumerables cosas pueden robar nuestra atención en el trabajo. La clave está en no dejar que tomen el control. Eliminar las distracciones suena imposible, pero está en manos de cada uno minimizarlos.
Estas son algunas de las distracciones más frecuentes:
– Redes sociales
Según estudios de Statista, 1 de cada 3 personas mira el móvil más de 100 veces al día. Lo que significa que miramos el móvil un promedio de 1 vez cada 10 minutos. Esto impacta fuertemente en nuestra productividad y tener el control sobre nuestro smartphone marcará una gran diferencia. Algunas sugerencias para limitar el uso del móvil incluyen desactivar las notificaciones, mantenerlo en silencio, tenerlo lejos del escritorio y definir horarios para utilizarlos.
– Correos electrónicos
Es importante definir horarios de chequeos de tu correo. Por ejemplo, a primera hora del día es un buen tiempo para enfocar a enviar y responder emails. Es importante también identificar en qué situaciones se podría reemplazar el correo por una llamada, eso nos puede ahorrar mucho tiempo y casi siempre es más eficiente.
Proteger el tiempo productivo de distracciones es clave. Según varios estudios e investigaciones, las mañanas son momentos de mayor concentración para la mayoría de las personas. La razón es porque la mente no está cargada y se realizan tareas con mucha más eficiencia que el resto del día. Determinar tu propio tiempo de mayor concentración te ayudará a estructurar mejor tu jornada.
Una vez identificado tu horario de mayor productividad, te recomendamos buscar espacios de trabajos con menor interrupción, avisar a los compañeros de trabajo al respecto y así lograr obtener un tiempo de calidad.
4. Establecé metas
Establecer objetivos es una de las partes más importantes a la hora de maximizar tu productividad. A través de las metas podrás visualizar el resultado y medir tu productividad de manera real. Después de establecer la lista de tareas claras, es fundamental verificar el progreso diariamente.
Es importante que nuestras metas sean concretas. Una buena forma de definirlas es asegurar que cumplan con los 5 componentes “SMART”. Es decir, que tus metas sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Esta metodología te permitirá analizar el desempeño de tus esfuerzos y visualizar tu productividad de manera medible.
La sensación que sentimos al ver que nuestro checklist va avanzando y vamos logrando objetivos nos hace sentir bien, nos motiva y nos hace avanzar sintiéndonos satisfechos, plenos y orgullosos de nosotros mismos.
5. Tomá descansos
Los investigadores del Instituto Nacional para la Seguridad y Salud Ocupacional y la Universidad de Purdue en Indiana, a través de investigaciones, afirman que los descansos son beneficiosos para el rendimiento, mejorando la productividad. Es importante tomarte esos momentos para:
- Hidratarte
- Moverte
- Relajarte
- Comer bien
- Intercambiar ideas
- Compartir con los compañeros
- Hacer alguna actividad física
También, estos estudios demostraron que los seres humanos pueden mantenerse enfocados un máximo de 90 minutos en promedio. Aprovechar esos espacios y planificar esos descansos es de suma importancia ya que el propósito de ellos es recargar la energía, dando tiempo a la mente a que retome las actividades con toda la creatividad y fuerza necesaria.
Mayor productividad equivale a mayor calidad de vida
En conclusión, la productividad tiene un poder impactante, ya que refleja resultados en la vida tanto profesional como personal. Al ser tangibles y evidentes los resultados, viendo que el fruto constante no es coincidencia, sino una propia decisión que genera una mentalidad proactiva donde cada situación compleja es una oportunidad para crecer.
Las personas proactivas toman iniciativas, planifican, hacen esfuerzos, manejan su tiempo, se adaptan a los cambios y, a menudo, son las que más triunfan. Ser productivos nos lleva a diseñar la vida que queremos. En el Grupo Condor, te animamos a aplicar estas recomendaciones e iniciar el cambio que transformará tu vida.
